Uitdagende marktomstandigheden, aangescherpte regelgeving en verscherpt toezicht: de impact ervan op trustkantoren is groot. Vortex TRUSTnet, het servicebureau voor trustkantoren, helpt u deze uitdagingen aan te gaan. Wij ontzorgen en nemen u werk uit handen. U krijgt toegang tot diepgaande kennis en expertise, zodat u zich volledig kunt richten op uw kerntaken.

Blijvend en aantoonbaar compliant en in control
Met onze integrale compliance dienstverlening wordt uw trustkantoor aantoonbaar en blijvend compliant en in control. U kiest zelf welke diensten u wilt afnemen tegen een vast bedrag per maand.

U kunt zelf modules aan- of uitzetten als uw situatie verandert. U betaalt geen opstartkosten en ook geen kosten voor het opstellen of wijzigen van uw procedurehandboek. Wij voeren een compliance scan en een risico-analyse uit. De uitkomsten worden verwerkt in eventueel gewijzigde procedures, processen en maatregelen die worden opgenomen in het procedurehandboek. Desgewenst verzorgen wij daarbij tevens de communicatie naar De Nederlandsche Bank.

Compliance Module

Met de Compliance Module kunt u uw compliance functie volledig of gedeeltelijk uitbesteden aan het servicebureau. U heeft een eigen aan u toegewezen compliance officer met de garantie van volledige beschikbaarheid. Wij zorgen voor een onafhankelijk en effectief ingerichte compliance functie en controleren de naleving van relevante wet- en regelgeving en van uw procedurehandboek. Tevens adviseert uw compliance officer de business hoe hieraan te voldoenen voert hij samen met de eerste lijn de Structurele Integriteitsrisicoanalyse (SIRA) uit en rapporteert hij rechtstreeks aan het bestuur.

>> klik hier voor meer informatie over de Compliance Module <<

Audit Module

Met de Audit Module kunt u uw audit functie volledig of gedeeltelijk uitbesteden aan het servicebureau. U beschikt hiermee over uw eigen auditor (RA). Wij richten hiermee uw derdelijns controle in en borgen volledige onafhankelijkheid van de auditfunctie. De auditor voert de Rib WTT audits uit en rapporteert rechtstreeks aan het bestuur.

>> klik hier voor meer informatie over de Audit Module <<

TRUSTnet KYC

TRUSTnet KYC is onze geautomatiseerde CDD oplossing. Hiermee beschikt u over de meest geavanceerde CDD oplossing gebaseerd op de vertrouwde technologie van KYCnet. Het systeem geeft u volledige controle over uw cliëntacceptatie-, review- en monitoringproces. TRUSTnet KYC zorgt voor een real-time inzicht in uw klantrelaties. Beschikbare informatie wordt opgehaald uit beschikbare bronnen zoals KvK (“Companies Houses’ search) en er wordt gecontroleerd tegen de meest recente PEP- en sanctielijsten. Tevens wordt er een bad-press controle uitgevoerd en is het mogelijk controles binnen social-media uit te voeren.

>> klik hier voor meer informatie over Vortex TRUSTnet KYC <<

My Academy

Deze module stelt u in staat per medewerker een opleidingsplan op maat samen te stellen. Onze trainingen en opleidingen omvatten zowel vakinhoudelijke als vaardigheidstrainingen. Hierbinnen valt onder meer de opleiding “Compliance Awareness” conform de wettelijke vereisten. Deze training wordt jaarlijks geüpdate en gegeven aan alle relevante medewerkers.

>> klik hier voor meer informatie over My Academy <<

HRM Module

Met deze module biedt ons servicebureau pre-employment screening voor al uw medewerkers, inclusief het screenen op de vereisten die gelden voor integriteitsgevoelige functies, zoals achtergrondscheck, referentieonderzoek, verklaring omtrent gedrag, CV-onderzoek, etc. Onze screening stelt u in staat om een afgewogen besluit te nemen voor integriteitsgevoelige functies.

>> klik hier voor meer informatie over de HRM Module <<

Consulting Services

Naast het servicebureau biedt Vortex tevens consulting services aan op het gebied van riskmanagement, compliance en auditing.

De voordelen van onze diensten

Direct compliant voor een vast bedrag per maand zonder instapkosten. Onze dienstverlening richt zicht op blijvend aantoonbare compliance van uw trustkantoor. Hiertoe voeren wij een compliance scan uit en zullen eventuele tekortkomingen worden opgelost. Hiervoor worden geen kosten in rekening gebracht. U betaalt slechts het afnemen van de modules.

Geen investering nodig

Met het afnemen van onze diensten hoeft u niet te investeren in personeel (compliance, audit, risk management) of in hard- en software en hoeft u ook geen kosten te maken om volledig aan de wet- en regelgeving te voldoen omtrent integere bedrijfsvoering. Wij garanderen beschikbaarheid van uw compliance officer of uw interne auditor.

Flexibel

Door de modulaire opbouw kiest u zelf de diensten die u wilt afnemen. En u zet eenvoudig modules aan of uit als uw situatie wijzigt.

Transparant

Onze dienstverlening is volledig transparant. Voor een vast bedrag per maand kunt u profiteren van onze diensten. Vooraf wordt met u bepaald welke werkzaamheden binnen de modules worden uitgevoerd en zijn de kosten voor de modules die in rekening worden gebracht bekend, waardoor u achteraf geen verrassingen heeft.

Volledig in control

Met onze compliance dienstverlening bent u volledig in control over het beheersen van uw risico’s omtrent integere bedrijfsvoering.

Compliant in control in 2 fasen

In onze aanpak onderscheiden wij twee fasen: de projectfase, die in het teken staat van compliant worden en de business-as-usual fase, waarin het aantoonbaar compliant blijven centraal staat.

Projectfase

In de projectfase wordt een compliance scan uitgevoerd om de huidige mate van compliance te bepalen en eventuele tekortkomingen te signaleren. Onderdeel van de compliance scan is het uitvoeren van een risico-analyse. Aan de hand van de risico’s die hierbij worden gedefinieerd, formuleren we gezamenlijk de procedures, processen en maatregelen om deze risico’s te mitigeren en nemen wij de beschrijving hiervan op in het procedurehandboek. Ook kijken we hierbij naar de status van bestaande dossiers van reeds bestaande cliënten.

Tevens wordt een analyse gemaakt van de impact die deze tekortkomingen hebben op het trustkantoor en wordt bepaald of er andere projecten zijn of andere wet- en regelgeving waarmee alignment kan plaatsvinden en synergie kan plaatsvinden.

Vervolgens wordt een projectplan opgesteld waarin de activiteiten worden gedefinieerd voor het oplossen van de tekortkomingen en de activiteiten voor alignment met andere projecten of gerelateerde wet- en regelgeving. Na accordering wordt het projectplan uitgevoerd en vindt de implementatie plaats naar een business-as-usual situatie binnen het trustkantoor. Tijdens de implementatie worden ook de medewerkers getraind.

Tot slot vindt de evaluatie plaats van het functioneren van de nieuwe situatie en worden – waar nodig – wijzigingen doorgevoerd. Na het afronden van de projectfase is uw trustkantoor volledig compliant met de geldende wet- en regelgeving op het gebied van integere bedrijfsvoering.

Business-as-usual fase

Integere bedrijfsvoering maakt onderdeel uit van het dagelijkse handelen van uw trustkantoor en is geborgd door middel van de inrichting van het 3 Lines of Defense model. Hierbij wordt het beheersen van risico’s geborgd door middel van drie lijnen met ieder hun eigen taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

De eerste lijn wordt gevormd door de business die risico-eigenaar is en verantwoordelijk is voor het beheersen van deze risico’s. De tweede lijn bestaat uit de organisatie’s compliance- en riskafdeling die de eerste lijn ondersteunt en adviseert bij hun risicobeheersing en die daarnaast monitoring uitvoert. De derde lijn is de auditfunctie die objectief en onafhankelijke controles uitvoert op de werkzaamheden en de kwaliteit van borging  door de eerste- en tweede lijn. Audit en Compliance zijn twee gescheiden afdelingen om te borgen dat de  activiteiten van Compliance deel uitmaken van onafhankelijk onderzoek door Audit.

In de praktijk betekent dit dat de risico’s die samenhangen met integere bedrijfsvoering effectief door de drie lijnen  worden beheerst.